wbg rüstet sich für das digitale Zeitalter

Ziel ist das papierlose Büro

Die wbg startet in Sachen Digitalisierung durch. Das Ziel ist klar: „Wir wollen das papierlose Büro und haben dazu eine Digitalisierungsagenda erarbeitet. Diese werden wir nach und nach umsetzen“, erklärt Helene Stang, Referentin der Geschäftsleitung.

Der erste Schritt war die Einführung eines Archivierungsprogrammes. Hier wird auch die eingehende Post eingescannt und in digitaler Form zur Bearbeitung an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Auch werden momentan Prozesse einfacher und transparenter gestaltet. „Geht beispielsweise eine Beschwerde oder Schadensmeldung ein, wird diese als Aufgabe angelegt und im System erfasst. Sollte ein Mitarbeiter nicht da sein, können dann auch Kollegen bei Bedarf den Sachstand einsehen und Auskunft erteilen“, erklärt Helene Stang.

Derzeit werden auch die Mieterakten eingescannt, sodass alle Mietverträge und jeglicher Schriftverkehr in digitaler Form vorliegen werden. Auch die Mieter profitieren von der Digitalisierung. „Ende des Jahres wollen wir ein mobiles Wohnungsmanagement einführen. Dann werden Wohnungschecks, Wohnungsübergaben papierlos über Tablets erfolgen. Die Mieter bekommen das Protokoll im Anschluss per E-Mail zugestellt. Auch Handwerker können dann via Tablet beauftragt werden.“

Doch damit nicht genug: Mit der Einrichtung eines Mieterportals (CRM) im kommenden Jahr will die wbg den Kundenkontakt noch zeitgemäßer gestalten. Dann können Mieter über eine passwortgeschützte App die Betriebskostenabrechnung oder den Mietvertrag einsehen, Schäden melden oder Mietbescheinigungen und Hausordnungen herunterladen.

„Wir planen auch den digitalen Rechnungsdurchlauf, dabei sollen digital eingehende Rechnungen automatisch mit dem Auftrag abgeglichen und automatisch in den Zahlungslauf weitergegeben werden“, blickt Helene Stang voraus.